Spedytor – kto to jest i czym się zajmuje?

Czym zajmuje się profesjonalny spedytor, kto to jest i jakie korzyści mogą czerpać ze współpracy z nim firmy? Z tym pytaniem mierzą się przedsiębiorcy, którzy poszukują profesjonalnego wsparcia w organizacji swoich przewozów zarówno na terenie kraju, jak i na trasach między różnymi państwami. Doświadczenie i wiedza kompetentnego spedytora okazują się bezcenne przy planowaniu i koordynacji procesu transportowego, odgrywając kluczową rolę w tym, aby przemieszczany ładunek dotarł do adresata w nienaruszonym stanie i na czas. W dalszej części artykułu przybliżymy profesję spedytora, wyjaśniając m.in. kim jest taki specjalista, czym różni się od logistyka i przewoźnika, czy musi posiadać specjalne uprawnienia, jaki jest zakres jego obowiązków oraz co wyróżnia dobrego spedytora.

Spedytor – kto to jest?

W mowie potocznej termin „spedytor” stosowany jest zarówno w odniesieniu do specjalistów wykonującego konkretny zawód, jak i do firm spedycyjnych, które takich specjalistów zatrudniają w swoich szeregach. W tym artykule skupimy się na pierwszym sposobie rozumienia tego pojęcia, czyli interpretowania go jako wyrazu określającego osobę specjalizującą się w zakresie spedycji. Kim więc jest spedytor i co robi w ramach swoich obowiązków?

Mianem spedytora określa się osobę, która posiada niezbędne kompetencje do sprawnej organizacji przewozu ładunków. Dokładniej zakres obowiązków spedytora przedstawimy w dalszej części artykułu, jednak na tym etapie możemy wskazać, że jego głównym zadaniem jest planowanie i koordynacja procesu transportowego przesyłek. Słowo „przesyłka” jest w tym przypadku kluczowe, ponieważ specjaliści z zakresu spedycji nie zajmują się organizacją przewozu osób.

Spedycja obejmuje szereg czynności mających na celu optymalną organizację procesu przemieszczania towarów. Spedytorzy dbają o to, aby translokowany ładunek dotarł do miejsca docelowego w nienaruszonym stanie i na czas. Pilnują również tego, aby całe przedsięwzięcie przewozowe odbyło się w ustalonych ramach finansowych i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Przedsiębiorstwo decydujące się skorzystać z usług spedycyjnych świadczonych przez doświadczoną firmę spedycyjną zapewnia sobie kompleksowe wsparcie na każdym etapie procesu transportowego. Spedytor obsługujące dane zlecenie spedycyjne zajmuje się m.in. doborem optymalnych środków transportu, wytyczeniem najkorzystniejszej trasy przewozu, ubezpieczeniem przesyłki czy selekcją przewoźnika dysponującego pojazdami umożliwiającymi przemieszczenie ładunku w odpowiednich dla niego warunkach. Zadania spedytora obejmują jednak dużo szerszy zakres czynności, do których zaliczyć można również np. wykonywanie odpraw celnych, utrzymywanie bieżącego kontaktu z nadawcą i odbiorcą przesyłki czy rozwiązywanie ewentualnych problemów pojawiających się na trasie przewozu.

Odpowiedź na pytanie dotyczące tego, kto to jest spedytor, można w skrócie sformułować następująco: specjalista odpowiedzialny za sprawną organizację procesu transportowego.

Czym się różni spedytor od logistyka i przewoźnika?

Właściciele firm, którzy nie do końca orientują się w nomenklaturze branży TSL, a chcieliby po prostu zapewnić sobie profesjonalną pomoc w organizacji przewozu ładunków, mogą mieć wątpliwości w zakresie tego, z czyich usług skorzystać: spedytora, logistyka czy przewoźnika. Mimo że wszystkie te profesje mają pewną grupę cech wspólnych, to istnieją między nimi również wyraźne różnice. Znajomość tych różnic zdecydowanie ułatwi wybór specjalisty, który będzie w stanie zaoferować wsparcie, jakiego dany klient oczekuje.

Czym różni się spedytor od logistyka? Podstawową różnicą między tymi obiema profesjami jest zakres obowiązków. Rola spedytora sprowadza się do organizacji procesu transportowego – wyboru przewoźnika, wytyczenia tras przewozu czy koordynacji poszczególnych czynności realizowanych w ramach procesu przemieszczania towarów. Logistyk z kolei zajmuje się szerszym spektrum działań związanych z zarządzaniem łańcuchem dostaw, często ograniczając się do obsługi procesów związanych z przepływem towarów w obrębie jednego przedsiębiorstwa – w przeciwieństwie do spedytora, który organizuje zlecenia spedycyjne dla różnych firm.

Omawiając to, kto to jest spedytor, warto wyjaśnić również różnice między nim a przewoźnikiem. Przewoźnik odpowiada za fizyczny przewóz ładunków oraz towarzyszące mu czynności, takie jak np. załadunek czy rozładunek. Dysponuje on flotą pojazdów, która pozwala na bezpieczny transport różnego rodzaju przesyłek. Spedytorzy natomiast organizują cały proces transportowy – zazwyczaj nie posiadają własnych pojazdów i współpracują z przewoźnikami w zakresie bezpośredniej realizacji samego przewozu.

Czy spedytor musi posiadać specjalne uprawnienia?

Z uwagi na zakres skomplikowanych czynności, za jakie odpowiedzialny jest spedytor transportu, zasadne może wydawać się pytanie, czy osoba na takim stanowisku musi posiadać jakieś wymagane przepisami uprawnienia lub określone wykształcenie. W Polsce osoby zainteresowane pracą w spedycji mogą m.in.:

• kształcić się w celu zdobycia tytułu technika spedytora,
• podjąć studia na kierunku związanym np. z logistyką, transportem lub zarządzaniem,
• zdać egzamin pisemny (lub uzyskać zwolnienie z niego po uzyskaniu dyplomu odpowiednich studiów) pozwalający na otrzymanie Certyfikatu Kompetencji Zawodowych, określanego w skrócie jako CKZ.

Należy przy tym zaznaczyć, że spedytor to profesja, w której o wartości danego specjalisty decyduje przede wszystkim wiedza, doświadczenie i praktyczne kompetencje, zarówno miękkie, np. umiejętność radzenia sobie ze stresem czy komunikatywność, jak i twarde, takie jak np. znajomość języków obcych czy przepisów regulujących branżę TSL. Prawo nie obliguje firm spedycyjnych do tego, aby wszyscy pracujący w nich spedytorzy posiadali specjalne certyfikaty lub kierunkowe wykształcenie – w tym zakresie pracodawca ma dość dużą swobodę, co jednak nie oznacza, że nie są stawiane mu żadne wymogi.

Czym jest licencja spedycyjna i jakie warunki trzeba spełnić, by ją uzyskać?

Aby bowiem firma spedycyjna mogła zgodnie z prawem świadczyć usługi z zakresu spedycji, musi posiadać licencję spedycyjną. Co istotne, nie należy tego dokumentu mylić z licencją transportową – dotyczą one innego rodzaju działalności. Czym jest licencja spedycyjna? Informacje na ten temat zawarte zostały w ustawie o transporcie drogowym (Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym Dz.U. 2001 nr 125 poz. 1371 ze zmianami), gdzie wskazano, że wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy uwarunkowane jest uzyskaniem odpowiedniej licencji (licencji spedycyjnej). Licencja spedycyjna jest więc dokumentem uprawniającym posiadający ją podmiot do świadczenia usług spedycyjnych. Aby prowadzić firmę spedycyjną w Polsce, posiadanie tego rodzaju dokumentu jest obligatoryjne.

Jakie wymogi formalne należy spełnić, aby móc skutecznie ubiegać się o wydanie licencji spedycyjnej?

• Przedsiębiorca oraz osoby zarządzające firmą spedycyjną nie mogą mieć określonych problemów natury prawnej. W ustawie wymieniono konkretne przestępstwa, np. przestępstwa przeciw mieniu lub obrotowi gospodarczemu, które stanowią przeszkodę nie do pokonania w drodze do uzyskania licencji spedycyjnej. Warto dodać, że osoby starające się o licencję spedycyjną nie mogą mieć zakazu wykonywania działalności w zakresie transportu drogowego.
• Przedsiębiorca, który ubiega się o licencję spedycyjną, musi być w odpowiedniej kondycji finansowej, będącej gwarancją płynności finansowej. Dokładne wytyczne w tym zakresie zawarte są w przepisach.
• Osoba składająca wniosek o licencję spedycyjną nie musi mieć odpowiedniego doświadczenia lub wykształcenia. Jeśli jednak mamy do czynienia z taką sytuacją, to musi ona zadbać o to, aby niezbędne kompetencje posiadała inna osoba w firmie. Co najmniej jedna osoba w przedsiębiorstwie musi posiadać Certyfikat Kompetencji Zawodowych (CKZ), przy czym może nią być zarówno sam właściciel przedsiębiorstwa, jak i jeden z jego pracowników.
• Chcąc ubiegać się o przyznanie licencji spedycyjnej, należy również zadbać o prawidłowe wypełnienie odpowiednich wniosków oraz oświadczeń. Wśród obowiązkowych dokumentów, jakie należy złożyć, znajdują się m.in. wniosek o udzielenie licencji, kopia Certyfikatu Kompetencji Zawodowych osoby zarządzającej transportem, dokumenty poświadczające posiadanie odpowiedniego majątku lub zdolności finansowej czy dowody uiszczenia odpowiednich opłat.

Czym zajmuje się spedytor i jakie są jego obowiązki?

Osoby działające w branży TSL zdają sobie sprawę, że praca na spedycji jest dużym wyzwaniem ze względu na zakres i charakter pełnionych obowiązków. Aby lepiej zrozumieć naturę tej profesji, warto bliżej zapoznać się z tym, czym zajmuje się spedytor na co dzień. Jakie można wyróżnić podstawowe czynności należące do zakresu obowiązków spedytora? Zaliczają się do nich m.in.:

• przyjmowanie i organizacja zleceń spedycyjnych,
• profesjonalne doradztwo dotyczące procesów spedycyjnych,
• kompleksowa organizacja procesu transportowego – obejmuje ona m.in. wybór optymalnych środków transportu oraz doświadczonego przewoźnika posiadającego niezbędne kompetencje, wyznaczanie najbardziej efektywnych tras przewozu, ubezpieczenie przesyłki, zajmowanie się wszelkimi formalnościami związanymi np. z uiszczaniem koniecznych opłat czy ewentualną odprawą celną,
• sporządzanie, negocjowanie i zawieranie umów,
• kompletowanie i nadzór nad dokumentacją transportową, do której należą m.in. faktury, listy przewozowe czy deklaracje celne,
• koordynacja procesu transportowego, w ramach którego realizowane są różne działania związane z m.in. odbiorem przesyłki od nadawcy i weryfikacją jej zawartości, przygotowaniem przesyłki do przewozu oraz nadania jej na środek transportu wraz z konieczną dokumentacją, a także odbiorem ładunku wraz z dokumentacją oraz przekazaniem jej adresatowi,
• bieżący kontakt z nadawcą i odbiorcą przesyłki, a także służbami celno-administracyjnymi,
• stałe monitorowanie przesyłek na trasie przewozu oraz podejmowanie działań, które mają na celu rozwiązanie ewentualnych problemów powstałych w trakcie przewozu.

Charakter pracy spedytora oraz wymaganych od niego kompetencji może się różnić w zależności od jego specjalizacji. Przykładowo obowiązki spedytora międzynarodowego koncentrują się wokół organizacji procesu transportowego między różnymi krajami. Poza standardowymi czynnościami spedycyjnymi obejmują m.in. wykonywanie odpraw celnych czy kontakt ze służbami administracyjnymi w innych państwach. Obowiązki spedytora krajowego z kolei orbitują wokół planowania i koordynacji procesu transportowego odbywającego się na trasie łączącej różne miejscowości w obrębie danego państwa. Warto zaznaczyć, że lista rodzajów spedytorów jest znacznie szersza – znajduje się na niej choćby: spedytor drogowy, spedytor morski czy spedytor lotniczy – i w przypadku każdego z nich możemy mówić o pewnej puli specyficznych zadań i czynności, którymi takie osoby zajmują się w codziennej pracy.

Jakie cechy i kompetencje powinien mieć dobry spedytor?

Wiedząc, czym zajmuje się spedytor i kto to jest, można pokusić się o wskazanie cech oraz kompetencji, którymi powinien odznaczać się taki specjalista.

• Atutem dobrego spedytora jest z pewnością odpowiednie wykształcenie, np. wyższe w zakresie transportu i logistyki lub średnie zakończone uzyskaniem tytułu technika spedycji. Wiarygodnym dowodem wysokiego poziomu kompetencji spedytora jest dokument w postaci Certyfikatu Kompetencji Zawodowych (CKZ).
• Bez wątpienia ważną kompetencją w przypadku spedytorów jest umiejętność sprawnego negocjowania. Dzięki niej specjalista zajmujący się spedycją będzie w stanie zapewnić klientowi, którego obsługuje, lepsze warunki realizacji przewozu.
• W przypadku spedytorów na wagę złota są także wysokie umiejętności organizacyjne oraz rozwinięte zdolności analityczne. Kompetencje w tym obszarze są kluczem do tego, aby dany specjalista był w stanie optymalnie zaplanować i skoordynować proces transportowy, a także umiał skutecznie rozwiązywać ewentualne problemy pojawiające się na trasie przewozu.
• Dobry spedytor powinien odznaczać się wysokimi kompetencjami miękkimi, w tym z zakresu efektywnej komunikacji. Duża część jego obowiązków wiąże się z bieżącym kontaktem z innymi ludźmi, w tym m.in. z nadawcami i adresatami przesyłek czy służbami celno-administracyjnymi, dlatego powinien dobrze radzić sobie w tym obszarze. Warto w tym miejscu wspomnieć również o znajomości języków obcych, która jest nieodzowną kompetencją w przypadku spedytora międzynarodowego.

W pracy spedytora istotne role odgrywają także m.in. odpowiednie doświadczenie, wysoka odporność na stres i umiejętność działania pod presją czasu, a także znajomość regulacji prawnych związanych z obszarem spedycji.

Chcesz nawiązać współpracę z uznaną na rynku firmą spedycyjną, która dysponuje zespołem wykwalifikowanych spedytorów? W takim razie zachęcamy do zapoznania się z ofertą Konig-Trans Spedition! Nasza firma spedycyjna oferuje klientom wsparcie kompetentnych i zaangażowanych specjalistów, którzy mają doświadczenie w kompleksowej organizacji procesów transportowych na rzecz zarówno polskich, jak i zagranicznych przedsiębiorstw. Zaawansowana wiedza i praktyczne umiejętności zespołu Konig-Trans Spedition pozwalają nam podejmować się nawet najbardziej skomplikowanych zleceń i z sukcesami je obsługiwać. Dopilnujemy, aby Twoja przesyłka dotarła do miejsca docelowego w nienaruszonym stanie oraz w ustalonych ramach czasowych i finansowych.

Potrzebujesz wsparcia sprawdzonej firmy spedycyjnej z wieloletnim stażem na rynku, przed którą zarówno spedycja krajowa, jak i spedycja międzynarodowa nie mają żadnych tajemnic? Zapraszamy do kontaktu i skorzystania z oferty Konig-Trans Spedition!